La coordination, une tâche bien plus complexe qu’on le pense

Quand on me demande de me charger de la coordination d’un mariage, on imagine généralement que je serai présente le jour J, dès le matin, et jusqu’à la fin du repas et le début de la soirée dansante. Effectivement, je serai là le jour J. Et probablement aussi la veille, pour l’installation et l’arrivée de certains prestataires. Mais mon travail aura commencé bien avant.

Première étape: faire le point sur tout ce qui a été fait

relecture de contrat

Si vous faites appel à quelqu’un pour la coordination de votre événement, sa première tâche va être de faire le point sur tout ce que vous avez déjà organisé. Pour ma part, je vous demanderai les coordonnées de tous vos prestataires, et je prendrai contact avec eux. Autant que possible, j’irai voir chacun d’eux, et s’ils sont trop loin ou peu disponibles, nous échangerons par téléphone et par mail. La préparation de votre événement est un travail d’équipe, et en tant que coordinatrice, mon rôle consiste à fédérer cette équipe.

Je prendrai aussi le temps de relire les contrats, en particulier celui du traiteur. Ça me permettra de voir tout ce qui est inclus (et de vérifier qui apporte le vin!), de connaître les horaires du service, le nombre de serveurs, la date définitive pour le nombre de convives… Avec le nom de tous les prestataires et les contrats, je pourrai avoir une vision globale et vérifier qu’il ne manque rien: mobilier, nappage, vaisselle, boisson, …

Deuxième étape: préparer un planning adapté aux contraintes de chacun pour l’installation et le jour J!

Planning sur papier

Il ne suffit pas de superposer des prestataires pour un événement réussi. Et c’est, là aussi, une étape fondamentale de la coordination!

Une fois que tous les prestataires sont définis, et que tout a été vérifié dans les contrats, il faut préparer un planning, et donc connaître les contraintes de chacun pour son installation. En particulier, il faut que la vaisselle soit livrée avant que le traiteur arrive pour dresser les tables, que les nappes soient mises avant que le fleuriste vienne installer les centres de table, que la mariée soit coiffée et maquillée suffisamment tôt pour être à l’heure à la mairie… Il s’agit là de penser à tous les détails!

Au-delà des prestataires, il faut aussi vérifier du côté des invités: « vous avez prévu une animation. De quel matériel avez-vous besoin? Qui va l’apporter? Qui va l’installer? Quand? Où? » Il y a énormément de questions à se poser, car, pour une coordination réussie, la meilleure méthode, c’est l’anticipation!

Le planning est un élément du dossier de coordination que je prépare, qui contient aussi tous les éléments utiles: le nom de tous les prestataires, la description du lieu si spécificités particulières, le nombre d’invités… Une fois que le dossier est prêt, il faut l’envoyer à toutes les personnes concernées: les prestataires, les invités qui font une intervention spécifique, et les mariés en leur cachant les surprises! Ce dossier est un élément fondamental pour pouvoir fédérer une équipe de professionnels au service de vos invités.

Troisième étape: l’installation et la coordination du jour J

Delphine pendant la coordination avec les rubans

Lors de l’installation et le jour de l’événement, le rôle de la coordinatrice est que tout se passe bien, à la fois pour les professionnels et pour les invités. Les tâches sont très diverses: montrer au DJ où sont les prises, montrer au traiteur où laisser son camion, positionner les tables avant le dressage, transmettre toute sorte d’information, vérifier les derniers détails dans la salle, accueillir les invités, indiquer les toilettes, présenter la baby-sitter aux parents concernés, allumer les bougies avant l’entrée en salle, apporter à boire et à manger aux mariés, et généralement courir partout, en toute discrétion!

Cette partie est généralement le premier argument pour faire appel à un professionnel pour la coordination: pouvoir profiter pleinement de ses invités le jour J. Et ça marche!

Quatrième étape: le rangement

Ranger ses objets souvenirs

Pour beaucoup de gens, l’organisation d’un événement s’arrête le jour J. Et ça se conçoit bien. Seulement, en tant qu’experte en logistique, je vois plus loin. Et juste après l’événement, il y a le rangement. J’en parlais déjà dans mon article sur les déchets. Le lendemain de la fête, ou parfois même juste après, il faut ranger la salle, trier ce qu’il reste, donner ce qu’on veut donner…

En tant que coordinatrice, il m’arrive de participer à cette étape, suivant les demandes de mes clients. Dans tous les cas, je suis de plus en plus sensible au rangement, et donc j’aide à anticiper sur cette question. Et ça passe généralement par une nouvelle colonne dans la liste du matériel. Comme ça, que je sois présente ou non, le sort de tout ce qui reste est défini avant, et ça limite les : « mince, Tati Germaine est déjà partie. Je voulais lui offrir un bouquet pour la remercier. »

Dernière étape: Remercier

Merci aquarelle

La fête est terminée. Vous avez repris une vie normale. Vous repensez à ces bons moments, et vous regardez en boucle les photos que vous avez récupérées jusqu’ici.

Il vous reste une dernière chose à faire: remercier. Remercier vos invités, et remercier vos prestataires. En tant que coordinatrice, je remercie toujours les prestataires avec qui je travaille. Parce que la réussite d’un événement, c’est la réussite de toute une équipe. Chacun a participé, et la réussite se partage.

Je remercie bien sûr toujours mes clients. Grâce à leur confiance, j’ai pu m’impliquer pleinement pour la réussite de leur événement. C’est pour ça que j’ai choisi ce métier, et quand je vois leurs grands sourires et leurs yeux qui pétillent, je n’ai qu’une envie: recommencer!!!

Crédit photos: Basile Crespin. Occitan Multimedia. Pixabay

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