Cette année, c’est décidé, vous allez faire une énorme fête pour votre anniversaire ou votre mariage! Très bonne idée!!!
Mais avant de vous lancer dans la recherche de vos prestataires, il y a quelques questions à se poser: qui, quand, combien?
Une fois que vous aurez répondu à ces 3 questions, vous pouvez commencer à construire votre événement sur des bases solides!
Qui allez-vous inviter?
Prenez une feuille et un crayon, et faites une liste.
Notez tous vos invités, du plus jeune au plus âgé, et réfléchissez à l’ambiance que vous souhaitez créer.
Un week-end avec nuit sous la tente? Pas sûre que ce soit adapté à tous les âges…
Une soirée familiale à la campagne? Il faudra un espace adapté pour les plus petits…
Une fois que vous aurez votre liste, vous pourrez en déduire les contraintes du lieu que vous allez chercher en fonction des besoins de chacun: capacité, bien sûr, mais aussi besoin d’une pièce pour faire dormir les plus petits, d’une salle de jeux pour les enfants, d’un accès facile pour les personnes à mobilité réduite, … Vous en déduirez aussi des informations pour le traiteur: menus adultes, menus enfants, menus spécifiques… Et ainsi de suite, pour tous les éléments à chercher…
Quand souhaitez-vous faire cette fête?
Il y a différentes façons de réfléchir à la date:
– vous voulez une date précise,
– vous voulez une période,
– vous ne voulez pas certaines dates.
Prenez le temps de définir ce qui est important pour vous: en été, en hiver, pendant les vacances scolaires ou pas, sur un long week-end…
Quel est votre budget?
Il y a mille et une façons d’organiser un événement, et mille et un budgets aussi.
Avant d’envoyer des chèques de réservation à vos prestataires, réfléchissez au montant que vous souhaitez dépenser, et au montant qui est réellement disponible. Ce serait dommage de ne pas pouvoir faire appel à un DJ parce que le lieu et le traiteur ont utilisé tout l’argent disponible.
En tant que professionnelle, mon premier document sera toujours un budget prévisionnel. Il permet de tracer une première ébauche pour que vous preniez conscience du budget associé à votre envie d’événement. Une base indispensable pour éviter les surprises!
Vous avez répondu aux trois questions?
Alors vous pouvez commencer à chercher vos prestataires!
C’est un peu plus compliqué que prévu? Contactez moi!
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