Il y a quelques temps, René m’a contactée pour organiser une surprise pour les 40 ans de sa femme, née le 31 décembre.
Les détails de l’organisation
René souhaitait me confier la recherche des prestataires, mais aussi le contact avec les invités, pour réussir à garder la surprise! J’ai donc cherché le lieu, le traiteur, la décoratrice, et le pâtissier.
Tout le monde, ou presque, organise une fête le 31 décembre. On pourrait donc penser qu’organiser un chouette anniversaire le 31 décembre, c’est simple. Avec le recul, je dirais que ça ne l’est pas tant que ça!
La recherche de lieux
Il existe de nombreux lieux de réception en région toulousaine. La très grande majorité d’entre eux n’est pas réservable pour le 31 décembre. Et ceux qui acceptent une réservation pour ce jour-là compensent généralement la gêne occasionnée par un prix prohibitif. C’est assez décourageant…
Sachant que René souhaitait que ce soit à proximité de chez lui, nous sommes vite arrivés à la conclusion suivante: la fête aurait lieu chez eux, en utilisant leur grand garage (ancien bâtiment agricole), que l’on compléterait avec un chapiteau pour accueillir tous les invités.
Location de matériel
Pour pouvoir organiser la fête chez eux, il nous fallait un chapiteau, du mobilier (dont des chauffages!!!) et de la vaisselle pour compléter celle du traiteur.
Pour garder la surprise, nous voulions que le chapiteau soit monté le plus tard possible. Or, le 31 décembre tombait un dimanche, donc nous avions 2 options: faire installer le chapiteau par des professionnels, et donc le vendredi, ou alors laisser René et ses amis monter le chapiteau le dimanche. Dans ce cas, il fallait récupérer tout le matériel et le stocker quelque part jusqu’à l’utilisation. Et donc louer un camion suffisamment gros pour pouvoir tout déplacer. Après avoir tout étudié, René a choisi de faire livrer tout le matériel le vendredi et de faire installer le chapiteau par des professionnels.
La partie traiteur
A Toulouse, les traiteurs les plus connus ne travaillent pas le 31 décembre. C’est la seule période de l’année où leurs locaux sont fermés. Heureusement, il existe beaucoup de traiteurs moins connus avec des offres très variées. Après dégustation, c’est Suzette la Camionnette qui avait été retenue, en mode foodtruck, avec plein de bonnes choses d’hiver (velouté de potimarron, crumble de saumon…).
Pour le dessert, René voulait un joli gâteau d’anniversaire, et nous avons fait appel à Barrelle pour une pièce montée en choux, moderne et vraiment délicieuse!
Décoration et fleurs
J’ai contacté Madeline de l’atelier décos pour la décoration florale. En plus des bouquets, elle a proposé d’ajouter d’autres éléments pour une jolie décoration: bougies en photophores et un « 40 » fleuri.
La coordination
Pour cet événement, il était important de garder la surprise le plus longtemps possible. J’ai donc été le contact privilégié de tous les invités en répondant à toutes leurs questions, et je les ai accompagnés pour leur organisation: heure d’arrivée, hébergement…
Du côté des prestataires, nous avons défini ensemble leurs plannings et les horaires de livraison et d’installation. J’étais sur place pour terminer les installations et vérifier que tout fonctionnait.
L’anecdote
Le lendemain de la fête, il y a eu une tempête, et le chapiteau s’est en partie effondré. Après toutes les possibilités que j’avais étudiées pour limiter les frais (entre la livraison et le montage/démontage), j’étais bien contente que l’installation ait été faite par des professionnels. Nous n’avons pas eu à gérer les conséquences de la tempête!
Avec le recul, je n’hésite plus! L’installation du chapiteau, c’est toujours par un professionnel!
Et l’effet de surprise, alors?
Jusqu’à l’installation du chapiteau, Sandrine ne savait pas ce qui se préparait. Une fois le chapiteau dans son jardin, elle a bien compris qu’il allait se passer quelque chose, donc elle a mené sa petite enquête, mais il me semble qu’elle n’a pas eu de réponse. Donc elle a découvert les détails prévus discrètement par son mari le 31, et elle a profité d’une belle soirée d’anniversaire avec ses proches!
Une belle façon de souffler ses 40 bougies !
Témoignage
Un événement parfaitement mené avec une mise en forme de mes idées plus que réussie. Et quelle sérénité pour moi : pas de relance de mail, pas de visite et autres négociations téléphoniques. Une seule interlocutrice pour tout gérer afin de me laisser le temps pour finaliser des petits points et profiter au maximum de cette soirée.
René
Crédits photo: photos personnelles.
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