Nous vivons actuellement une situation totalement inédite à cause du coronavirus, et beaucoup de questions se posent pour tous les futurs mariés. Je vais vous donner ici quelques pistes pour reporter votre mariage et rester positif !
Décider de reporter son mariage
Aujourd’hui, 16 avril, nous avons eu quelques informations de notre président. Pour un mariage avant le 11 mai, il n’y a pas de question à se poser, nous serons encore en confinement, il faut reporter.
Pour un mariage après le 11 mai, que faire?
Il me semble qu’il y a trois points à éclaircir:
– combien de personnes pourront se rassembler pour un événement privé?
– quand les personnes âgées ou fragiles pourront-elles sortir?
– les invités pourront-ils venir de France ou de l’étranger?
Si vous avez beaucoup d’invités, qu’ils viennent en grande partie de l’étranger, et qu’il est très important pour vous que vos parents ou grands-parents puissent être présents, alors la probabilité est grande de devoir reporter le mariage. J’ai conscience que cette phrase vous apporte peu d’informations concrètes. Et c’est bien tout le problème actuellement. Nous avons besoin de précisions.
En attendant, vous pouvez dès aujourd’hui préparer un plan B.
Choisir une date de report
Vous avez pris le temps, pendant plusieurs mois, de sélectionner vos prestataires avec soin. Cette équipe que vous avez choisie, vous avez envie qu’elle puisse être complète le jour de votre mariage, que ce soit à la date initialement prévue ou à la date envisagée de report. Je vous conseille donc de les contacter un par un, et, en cette période encore plus que d’habitude, un contact par téléphone ou visio est préférable à un mail.
Par qui commencer?
De mon point de vue, il faut appeler en premier votre lieu de réception. Il vous donnera les dates encore disponibles en 2020 ou 2021. Avec ces dates, vous pourrez contacter tous les autres prestataires. Pour avoir une vision globale facilement, et surtout si vous avez beaucoup de prestataires, je vous conseille de faire un tableau: dans la première colonne, vous mettez la liste de vos prestataires, et sur la première ligne, vous mettez les dates disponibles pour votre lieu de réception.
Il existe des outils pour faire des sondages, mais, encore une fois, je vous conseille vraiment de privilégier un échange de vive voix avec chacun de vos prestataires.
Une fois que vous aurez rempli votre tableau, vous regarderez la date qui convient à tout le monde. Et vous aurez votre date de report. Youpi!
Que faire si tous les prestataires ne sont pas disponibles à la même date?
Lorsque vous aurez rempli votre tableau, vous constaterez peut-être que vos prestataires ne sont pas tous disponibles à la même date. Il faudra alors faire un choix.
Ce ne sera pas facile, j’en suis bien consciente. Vous pourrez reprendre la liste des priorités que vous aviez probablement définies au début de vos préparatifs.
Si vous aviez prévu un concert avec un groupe que vous adorez, et que vous vous projetez déjà en train de sauter partout devant le solo du guitariste, alors le groupe sera votre priorité.
Si vous avez fait 3 dégustations avec le traiteur pour trouver la touche finale de la sauce de votre poisson, la partie traiteur semble être vraiment importante pour vous.
Si vous avez choisi votre date initiale en fonction des disponibilités de votre photographe, alors c’est à ses disponibilités que vous vous adapterez pour le report.
L’aspect légal et financier
Comme vous avez choisi des prestataires professionnels, vous avez signé des contrats avec chacun d’eux. Une fois que vous aurez décidé de reporter, il faudra donc faire des avenants aux contrats pour les prestataires que vous pourrez garder, et faire une rupture de contrat pour les autres selon les modalités définies dans le contrat.
Dans l’avenant, il faudra noter tout ce qui change par rapport au contrat initial, donc, au minimum, la nouvelle date, et probablement les nouvelles échéances de paiement.
Que ce soit en cas d’annulation ou en cas de report, l’aspect financier est à discuter. Il est important de comprendre les motivations et contraintes de chacun, futurs mariés et prestataire.
En cas d’annulation, les sommes déjà versées sont-elles remboursées ?
Il y a plusieurs éléments à considérer.
Ça dépend déjà du type de prestation et de son avancement. En tant que wedding planner, si aujourd’hui, 15 avril, vous décidez d’annuler un mariage prévu en juin, vous avez déjà bénéficié d’une partie de mon travail prévu dans le contrat, et ce travail doit être rémunéré.
Dans le cas d’un photographe ou d’un DJ, vous vous dîtes peut-être qu’ils n’ont pas encore travaillé. Cependant, ils ont déjà pris du temps pour préparer votre mariage, que ce soit en rendez-vous avec vous, en allant visiter le lieu, en discutant avec d’autres prestataires (une wedding planner par exemple), en préparant le planning du jour J, en faisant des recherches de musique… Le travail déjà effectué est à prendre en compte et doit être rémunéré.
Ça dépend aussi de la raison de l’annulation. Est-ce un cas de force majeure ou un choix de votre part?
Le cas de force majeure
J’ai étudié le cas de force majeure. Je vous partage ici ce que j’ai trouvé, et je précise que je n’ai pas de compétences dans ce domaine. Il y a des subtilités et je vous invite à vous rapprocher de votre garantie protection juridique.
Pour qu’il y ait cas de force majeure, il faut qu’il y ait trois conditions:
– un événement imprévisible (qui ne pouvait pas être prévu au moment de la signature du contrat),
– un événement irrésistible (les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées),
– un événement extérieur (qui échappe au contrôle des personnes soumises au contrat et à leur volonté).
S’il y a un litige pour savoir s’il y a ou non cas de force majeure, c’est au juge de trancher.
Si c’est reconnu comme cas de force majeure, il y a alors une autre question à se poser: l’empêchement est-il temporaire ou définitif?
Si votre mariage était prévu en avril 2020, il ne peut pas avoir lieu tant que les conditions ne sont pas réunies. L’empêchement est temporaire tant que durent les mesures de confinement et de restriction de rassemblement. Le mariage peut être reporté.
Lorsque vous aurez choisi une nouvelle date, si certains de vos prestataires ne sont pas disponibles, alors, avec ceux-là, le contrat sera annulé, et ils devront vous rembourser au prorata du travail déjà effectué.
Si vous choisissez de ne pas reporter, et donc d’annuler votre mariage, ce n’est plus un cas de force majeure. Il faut alors voir ce qui est prévu dans le contrat que vous avez signé en cas d’annulation de votre fait.
Comprendre les problématiques des prestataires
Pour que les échanges se passent au mieux avec vos prestataires, il est important de comprendre ce qu’ils vivent.
Ils ont pour la plupart créé des toutes petites entreprises, et ils prévoient leurs mariages plusieurs mois à l’avance. En mars ou avril, ils débutent leur saison, qui finit en octobre ou novembre le plus souvent.
Un mariage reporté, c’est un chiffre d’affaires décalé. Donc plus le mariage pourra être reporté rapidement, mieux ce sera. Les prestataires vous demanderont donc de privilégier des dates en 2020, et d’envisager un mariage en semaine si les week-ends ne sont plus disponibles. Un report en 2021 signifie un chiffre d’affaire décalé en 2021. Le prestataire peut alors vous présenter une augmentation de son tarif, ce qui lui permettra de survivre jusqu’à la nouvelle date.
Le prestataire peut aussi vous demander de reporter hors haute saison 2021. Les mois de juin à septembre sont habituellement remplis. Si votre mariage initialement prévu en 2020 est reporté à juin 2021, ça pourrait enlever une date qui aurait été prise par un nouveau couple. Et donc, là aussi, mettre en péril l’entreprise.
Si vous annulez une prestation, et que le prestataire doit vous rendre votre acompte, pensez qu’il a déjà payé des charges dessus. Donc l’opération pour lui n’est pas neutre.
De façon plus générale, hors aspect financier, les prestataires vont devoir faire une année en quelques mois. Ils vont enchaîner les mariages alors qu’ils peuvent, en temps normal, prévoir des pauses dans leur saison. 2020 et 2021 s’annoncent compliquées pour eux!
Lors de vos discussions avec vos prestataires, gardez ces éléments en tête. En tant que prestataires, nous sommes inquiets pour nos entreprises et pour nos ressources en 2020 et 2021. Avoir une vision globale de ce que nous traversons peut vous aider à mieux comprendre nos propositions. Je vous invite à discuter de vos contraintes aussi pour que vos prestataires comprennent votre situation. La communication est toujours la clé pour trouver le bon compromis.
J’espère que cet article vous aidera à y voir plus clair.
Je vous souhaite bon courage pour cette période inédite et pour trouver la date de report de votre mariage. Gardez contact avec vos prestataires, c’est vraiment essentiel de communiquer pour avancer ensemble.
J’ai encore bien des choses à vous dire, mais cet article est déjà long alors je vous en prépare un autre. D’ici là, portez vous bien, prenez soin de vous et de vos proches, et gardez le positif: vous allez vous marier !!!
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Crédits photo: Matthias Plantard. MPI Photographie. D’autres photos de cette série dans mon article « Mariage en toute intimité dans le Tarn ».
